L’e-Procurement (o Electronic Procurement), in italiano: “approvvigionamento elettronico”, indica quell’insieme di tecnologie, procedure, e modalità organizzative, che consentono l’acquisizione di beni e servizi on-line, grazie alle possibilità offerte dallo sviluppo della rete Internet e della presenza sul mercato di molteplici tecnologie abilitanti a sostegno del paradigma del commercio elettronico. Nell’ambito delle pressanti esigenze di contenimento e razionalizzazione della spesa pubblica, le Pubbliche Amministrazioni hanno intrapreso molteplici iniziative di innovazione nella gestione di alcuni processi con l’obiettivo di contenere la spesa e migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’azione amministrativa, orientandola all’innovazione e al cambiamento, secondo i canoni dell’e-Government.

Indicato fra i settori chiave a favore dell’attuazione dei piani per lo sviluppo dell’e-Government, l’e-Procurement ha per oggetto la gestione dell’intero processo di approvvigionamento attraverso strumenti informatici e telematici. Infatti, l’obiettivo generale dell’acquisto di beni e servizi per via telematica è quello di uniformare l’azione della Pubblica Amministrazione ai principi di efficienza, efficacia ed economicità, al fine di contenere la spesa pubblica e di rendere più efficiente ed innovativo l’Ente pubblico.

In particolare, l’introduzione di questo strumento nelle politiche di acquisto del settore pubblico, è orientata al perseguimento di alcuni obiettivi fondamentali:

• Programmazione dei fabbisogni;
• Razionalizzazione della spesa di beni e servizi;
• Semplificazione e standardizzazione delle procedure di acquisto;
• Conseguimento di economie di scala;
• Maggiore trasparenza delle procedure di gara sia verso i fornitori che verso i cittadini;
• Miglioramento della responsabilizzazione e del controllo della spesa;
• Incremento della specializzazione delle competenze;
• Maggiore efficienza nell’interazione fra Amministrazione e mercato.

Lo scenario ipotizzabile di e-Procurement può coprire diverse fattispecie:

• Tra aziende (secondo il paradigma del “commercio elettronico” o Business to Business – B2B),
• Tra aziende e privati (Business to Consumer – B2C),
• Tra aziende e istituzioni pubbliche (Business to Government – B2G).

Nel caso in cui gli appalti telematici siano utilizzati per gestire ed aggiudicare gare pubbliche di appalto si è coniato il nuovo termine di public e-Procurement, il quale in Italia risponde alla normativa in materia di pubblici appalti emanati dai due principali strumenti legislativi: l’originario Decreto del Presidente della Repubblica n.101 del 2002, il “Nuovo Codice degli Appalti”, ovvero il Decreto Legislativo n.163 del 12 Aprile 2006. Successivamente, la Legge n.296 del 27 Dicembre 2006 (La Legge “Finanziaria”) introduceva il Consolidamento del ruolo delle Centrali di acquisto Regionali, ed infine, il Decreto Legislativo n.6 del 26 Gennaio 2007 chiariva le disposizioni correttive ed integrative al Codice Appalti. In Europa la cosa si complica un pochino di più con una Direttiva attuativa (la Direttiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio) che in realtà è stata solo “parzialmente” recepita dall’ordinamento nazionale, e che in alcuni casi risulta addirittura in contrasto con la nostra normativa.

La normativa italiana prevede diversi strumenti di e-Procurement pubblico, ovvero che identificano sub procedure concorsuali modulate in virtù della tutela più o meno accentuata del principio di evidenza pubblica:

• Le aste elettroniche;
• I sistemi dinamici di acquisizione (convenzioni, gruppi di acquisto, accordi quadro, richieste di offerta, etc);
• Le procedure di gara interamente gestite con sistemi telematici;
• Il mercato elettronico (Marketplace o “negozi virtuali”).

Tipicamente, i siti web dedicati all’erogazione dei servizi di e-Procurement sono costituiti da una piattaforma informatica integrata attraverso la quale gli Enti appaltanti possono effettuare acquisti di beni o servizi da Fornitori Abilitati attraverso una Gara Telematica. Le procedure del sistema consentono anche l’individuazione del contraente per la stipula dei contratti.
Lo strumento telematico di negoziazione utilizzato nelle Gare Telematiche garantisce la parità di condizioni dei partecipanti, nel rispetto dei principi di trasparenza e di semplificazione delle procedure, nonché delle disposizioni, anche tecniche, di recepimento della normativa comunitaria sulle firme elettroniche e sulla documentazione amministrativa.

L’accesso tramite l’Account da parte degli Utenti al Sistema comporta l’accettazione di tutte le disposizioni contenute nelle Regole che governano la piattaforma.  Pertanto, l’accesso al Sistema implica che gli utenti autorizzati abbiano piena consapevolezza delle responsabilità e delle conseguenze di natura civile e penale previste in caso di dichiarazioni mendaci, falsità in atti ed uso di atti falsi ai sensi e per gli effetti del Decreto del Presidente della Repubblica n.445 del 28 Dicembre 2000. Qualora emerga la non veridicità del contenuto delle dichiarazioni fornite dall’utente decadrà la sua facoltà di accedere al sistema.

L’accesso e la partecipazione alle Gare telematiche sono riservati ai soli soggetti abilitati conformemente a quanto disposto dal Bando di abilitazione e dalle presenti Regole e deve avvenire nel rispetto dello stesso, dei documenti della procedura nonché delle istruzioni pubblicate all’interno del Sistema. Al fine di poter utilizzare il Sistema, gli Utenti dovranno dotarsi, a propria cura e spese, della strumentazione tecnica ed informatica software ed hardware, inclusi gli strumenti di Firma digitale ed i collegamenti alle linee di telecomunicazione, necessari per il collegamento alla rete Internet e, in generale, per compiere le attività all’interno del Sistema. L’identità dei fornitori e compratori è certificata dall’utilizzo di strumenti di firma digitale, cioè di una firma elettronica qualificata.