“Ogni giorno quasi 2 milioni di bollettini di conto corrente postale, oltre 600 milioni l’anno, sono trattati da un sistema intelligente e in rete che consolida le sue informazioni per archiviarle in modo sicuro. La mole di documenti ‘dematerializzati’ ogni anno che quindi prende la strada degli archivi digitali pesa 700 tonnellate e occuperebbe l’equivalente di un palazzo di tre piani – spiega Postecom, la società d’innovazione tecnologica del Gruppo Poste Italiane”.

In Postecom, nata nel 1999 nel vasto complesso di Roma EUR, hanno preso vita molti dei progetti hi-tech più significativi di Poste Italiane. In pochi anni, sono nati servizi per i privati e per le aziende, dalla posta elettronica unita alla certificazione digitale, ai telegrammi on-line, alle soluzioni di Procurement e Learning ai pagamenti e incassi on line di BancoPosta, come nel caso di ‘Bollettino’, un servizio che consente ogni tipo di incasso su Internet, offrendo le stesse garanzie di un pagamento tradizionale e con ricevuta tramite e-mail dell’avvenuto pagamento. Un archivio senza precedenti Ed è proprio sui bollettini cartacei, quelli oggetto dei pagamenti presso i 14 mila uffici della fitta rete operativa di Poste Italiane, che è avvenuta in questi anni una straordinaria rivoluzione silenziosa, con la creazione di un archivio senza precedenti, grazie al quale i correntisti postali hanno direttamente dal servizio BancoPosta evidenza dei pagamenti avvenuti a loro favore, mentre i file elettronici hanno sostituito sia l’archiviazione cartacea sia la microfilmatura. “Il primo passo è avvenuto nel 2001, con la progressiva digitalizzazione dei documenti, quindi del flusso dei bollettini, con l’obiettivo di migliorare la raccolta di informazioni e l’operatività sia interna sia nei confronti dei nostri clienti, ma solo la nuova normativa Cnipa ha permesso dal 2005 l’effettiva sostituzione dei metodi tradizionali di conservazione con quelli digitali – spiegano in Postecom- e cioè il passaggio dal documento analogico (carta – microfilmatura ottica) a quello digitale”.

Aziende ed enti sono infatti tenute a mantenere la loro documentazione per dieci anni e prima della normativa introdotta con la circolare 11/2004 del Cnipa – il Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione che opera presso la Presidenza del Consiglio – anche per Poste Italiane l’unica alternativa legale alla conservazione cartacea era costituita dalla archiviazione e quindi conservazione ottica, in quanto unica ritenuta in grado di offrire le garanzie di immodificabilità e quindi integrità richiesta dell’immagine-documento. La svolta è avvenuta grazie a due novità. Da una parte la nuova normativa che accendeva una luce verde all’archiviazione digitale, che diveniva così effettivamente ‘sostitutiva’, dall’altra l’ingresso in campo di un sistema specificamente concepito per la conservazione e gestione di documenti in modalità tali da rispondere ai requisiti di immodificabilità garantita. La rete: 14 mila uffici, un archivio Attraverso il sistema dei conti correnti postali passa una componente vitale dell’economia italiana. Presso i 14 mila sportelli sparsi in tutta Italia avvengono pagamenti verso decine di migliaia di aziende grandi e piccole, enti pubblici ed enti locali. Una quantità impressionante di transazioni che varia tra 1,5 e 2 milioni al giorno. E sempre ogni giorno, i bollettini sono inviati presso i cinque grandi centri di elaborazione nazionali (CUAS)

dove sofisticati sistemi di acquisizione processano la modulistica trasformando da una parte i contenuti dei campi dei bollettini in dati oggetto dell’elaborazione contabile e dall’altra le immagini stesse del bollettino (in fronte retro) in file elettronici per l’archiviazione.

Reti ad altissima velocità provvedono a trasferire dai server e archivi  locali dei CUAS il contenuto di questa “dematerializzazione” del bollettino cartaceo verso il Centro Servizi Postecom all’EUR, dove avviene l’ulteriore trattamento, grazie alla soluzione sviluppata da Postecom che include, in quanto Certification Authority, i servizi di certificazione e di marcatura temporale previsti dalla procedura di conservazione sostitutiva. Ricerche velocissime Un progetto i cui risultati sono del resto evidenti. Mentre le operazioni di acquisizione dei documenti (i bollettini) e classificazione sono automatizzate, l’output è rappresentato da due tipi di file, che a regime finiranno con il convergere: a) quelli di durata trimestrale, consultabili su internet anche dai clienti (i correntisti), che ricevono anche del report sulle operazioni che li riguardano; b) quello per solo uso interno di conservazione sostitutiva, in assoluta conformità con le normative di legge.

Il sistema permette anche ricerche velocissime, oggi estese all’indietro al 1° gennaio 2006. La velocità con cui oggi possono essere consultate centinaia di milioni, presto miliardi di bollettini in formato elettronico è paragonabile alle frazioni di secondo con cui qualsiasi utente potrebbe consultare un database locale. Il vero vantaggio di questo sistema – rispetto ai tradizionali sistemi ottici – è la possibilità di compiere in brevissimo tempo ricerche su grandissimi data base introducendo tutti i filtri di selezione richiesti: importo, data, destinatario, ufficio interessato e così via, ottenendo risultati solo fino a poco tempo fa impensabili. Oggi, l’archiviazione per conservazione sostitutiva avviene su un sistema certificato ai fini della normativa corrente, con una capacità di 44 Terabyte, ridondato da un secondo sistema per funzionalità di back-up. I programmi già definiti prevedono un’espansione fino a 200 Terabyte per sistema, per dare tutto lo spazio necessario ad una quantità di documenti in continua espansione. Nell’arco del decennio richiesto dalla normativa, saranno più di 6 miliardi i documenti conservati, pari a 12 miliardi di immagini complessive.

A cura di Postecom Spa Gruppo Poste Italiane