In linea con gli articoli relativi alla sicurezza informatica, alla redazione del DPS e alla tecnologia RFID, affrontati nei precedenti numeri di i2000segnala, non potevamo tralasciare il tema della sicurezza dei documenti cartacei definiti “sensibili”, segnalando un innovativo sistema di tracciabilità. Si chiama “Smart file” il sistema brevettato dalla VDA elettronica di Pordenone per la gestione elettronica della documentazione cartacea, sviluppato in modo tale che sia possibile mantenere la tracciabilità dei documenti, dal falcone al singolo foglio, e la stessa sia disponibile in qualsivoglia momento.

Il sistema “Smart file” che nasce per soddisfare le esigenze dettate dal codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs 196/2003), dal codice dell’amministrazione digitale (D.lgs 82/05 e successiva integrazione D.lgs 159/2006) ed dalla circolare CNIPA nr. 11 del 2004, consente che i documenti possano essere prelevati solo attraverso l’utilizzo di una specifica card elettronica (smart pass) con conseguente attivazione di un segnale di allarme qualora dopo la consultazione il documento non venga riposto nella sua collocazione originale.

La struttura è rappresentata da un cabinet all’interno di quello che esteticamente appare come un comune armadio-archivio. Sulla porta dello stesso è presente un lettore di prossimità per le card (smart pass) attraverso il quale l’utente viene identificato e viene consentita l’apertura dell’armadio, previa accensione della spia di conferma. L’apertura delle porte è gestita da un meccanismo di bloccaggio elettrico gestito dalla smartfile junction box , installata su ciascun cabinet. La junction box garantisce le operazioni dei sensori RFID, responsabili dell’identificazione di ciascun documento ed al contempo la costante comunicazione con il sistema di controllo attraverso una rete IP sia essa wired o wireless. All’interno dei faldoni sono posizionati dei chip transponder con tecnologia RFID deputati a comunicare costantemente un codice che consente “all’armadio” in cui sono contenuti di identificarli in maniera sicura e non ambigua.. Non appena un faldone viene rimosso dalla sua posizione viene inviato un segnale alla centrale di controllo e supervisione. La centrale in tempo reale viene informata su qualsiasi operazione viene compiuta sul cabinet, sia essa l’apertura o la chiusura della porta, piuttosto che lo spostamento di un faldone o l’allarme per un’operazione non autorizzata.

Attraverso il sistema “Smart file” è possibile mantenere un database aggiornato in cui vengono registrati tutti gli accessi agli archivi dei singoli utenti oltre che tutte le operazioni effettuati su ciascun falcone o foglio… Ulteriori misure di sicurezza possono essere implementate inserendo l’armadio in una stanza con accesso gestito con card o finger reader; questo consentirebbe di dividere gli utenti tra coloro che possono esclusivamente consultare il documento e coloro che hanno facoltà anche di portare con sé il documento stesso o semplicemente fotocopiarlo. Lapalissiani i vantaggi ed i punti di forza di un sistema con simili caratteristiche. utilizzabile in tutti quei contesti dove vengono gestite grosse moli di documenti “sensibili” e laddove la tracciabilità dell’utilizzo può essere determinante per garantire elevati standard di sicurezza.